Traitement des données personnelles

1. DISPOSITIONS GENERALES

Préambule
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (ci-après RGPD), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Ce texte renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Par la suite, et pour implémenter les modifications du RGPD, la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite Informatique et libertés a fait l’objet d’une modification par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 par l’ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018 relatives à la protection des données.

La présente politique est mise en œuvre par l’Office de tourisme Arras Pays d’Artois (ci-après appelée « l’organisme »), qui a pour principales activités le développement de l’offre touristique, la promotion des destinations touristiques et la commercialisation de l’offre touristique du Pays d’Artois.

Dans le cadre de notre activité, nous mettons en œuvre des traitements de données à caractère personnel relatifs aux données de nos clients, partenaires et prospects. Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
– les clients sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales engagées au titre d’un contrat de quelque nature que ce soit auprès de notre organisme, étant précisé que celui-ci a vocation à œuvrer auprès de clients professionnels du tourisme ou du grand public.
– les partenaires sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales intervenant dans le secteur du tourisme et entretenant à ce titre des relations avec notre organisme, telles que notamment professionnels du tourisme du département, porteurs de projet et investisseurs internes et externes, distributeurs de séjour, collectivités territoriales et leurs groupements ou encore partenaires institutionnels.
– les prospects sont entendus comme tout client potentiel ou tout contact destinataire de messages promotionnels de notre organisme dont les données ont été collectées directement via des formulaires de contact, des évènements ou indirectement via tout partenaire de l’organisme.

Objet et portée
La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel de nos clients, partenaires et prospects.

À ce titre, la présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de noter organisme et ainsi de formaliser les droits et les obligations dont disposent les clients, partenaires et prospects s’agissant du traitement de leurs données.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont nous sommes responsables ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par notre organisme ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document susceptible de s’appliquer au sein de la relation contractuelle qui nous lie à nos clients, partenaires et prospects. Nous ne mettons en œuvre aucun traitement des données de nos clients, partenaires et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients, partenaires et prospects par le biais d’une modification de la présente politique.

Les présentes conditions s’appliquent pour la réservation et la vente en ligne d’activités de loisirs, visites guidées, de billetterie spectacle, d’animations, et d’articles de boutique sur le Site de l’Office de Tourisme Arras Pays d’Artois. L’Utilisateur reconnaît expressément que les Prestations commandées et/ou réservées via le Site sont susceptibles d’être soumises, en sus des présentes Conditions Générales de vente, aux conditions générales ou particulières des Partenaires fournisseurs des Prestations commandées ou réservées dont il aura pris connaissance avant tout achat. Les Prestations, sauf mention contraire, s’adressent à un public d’individuels. Les enfants devront être accompagnés d’au moins un adulte.

2. LES DONNEES CLIENTS

Types de données collectées
Données non techniques (selon les cas d’usage) :
– identité et identification (état civil, nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
– coordonnées (mail, adresse postale, numéro de téléphone)
– vie professionnelle / vie personnelle lorsque c’est nécessaire
– données de transaction (montant et date des transactions)

Données techniques (selon les casd’usage) :
– données de connexion (adresse IP, logs)
– données de navigation (cookies, traceurs, clic)

Origine des données
Nous collectons les données de nos clients à partir de :
– données fournies par le client (formulaire papier, bon de commande, contrat, carte de visite) ;
– fiches ou formulaires électroniques remplis par le client ;
– données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
– inscription à des évènements que nous organisons ;
– bases de données mutualisées entre plusieurs partenaires, alimentées et exploitées par l’ensemble de ces partenaires ;
– location ou acquisition de bases de données de façon exceptionnelle ;
– communication de contacts par l’intermédiaire d’entreprises spécialisées ou de partenaires de notre organisme.

Finalités
Selon les cas, nous traitons les données de nos clients pour les finalités suivantes :
– gestion de la relation client (exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles) ;
– vente de visites guidées (exécution de mesures contractuelles) ;
– gestion des événements que nous organisons (intérêt légitime de notre organisme de promouvoir son activité) ;
– envoi de newsletters ou fils d’informations (intérêt légitime de notre organisme de promouvoir son activité) ;
– gestion des comptes clients (exécution de mesures contractuelles) ;
– amélioration de nos services (intérêt légitime de notre organisme d’améliorer ses services) ;
– réponse à nos obligations administratives (obligation légale) ;
– community management (intérêt légitime de notre organise de promouvoir notre activité) ;
– réalisation de statistiques (intérêt légitime de notre organisme d’analyser l’activité de ses clients)

Durées de conservation
Traitement : Durée de conservation
Contrats conclus avec les clients : 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelles
Correspondance commerciale (bons de commande, de livraison, factures, etc.) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Données traitées à des fins de prospection : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (à compter du terme d’un contrat) ou du dernier contact émanant du client (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.).
Images de caméras de vidéoprotection : Pendant une durée d’un mois maximum
Données techniques : 1 an à compter de leur collecte
Données bancaires : Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client. Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit

Passés les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Base légale
Les traitements que nous mettons en œuvre au titre de la présente politique ont tous pour base légalement la mise en œuvre de mesures contractuelles ou précontractuelles ou, dans certains cas, le consentement du client (ex : envoi de messages de prospection commerciale).

3. LES DONNEES DES PARTENAIRES

Types de données des partenaires
Données non techniques (selon les cas d’usage) :
– identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo)
– coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
– vie professionnelle (fonction, intitulé de poste, etc.)

Données techniques (selon les cas d’usage) :
– données d’identification (adresse IP)
– données de connexion (logs, token notamment)
– données d’acceptation (clic)
– données de localisation

Origines des données
Nous collectons les données de nos partenaires à partir des :
– informations récoltées via directement via les partenaires ;
– fiches ou formulaires électroniques remplis par les partenaires ;
– inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (newsletter, réseaux sociaux)

Finalités
Selon les cas, nous traitons les données de nos clients pour les finalités suivantes :
– gestion de la relation partenaires ;
– labellisation de sites et d’équipements pour les filières confiées par l’organisme ;
– opérations d’ingénierie touristiques (diagnostics et études de faisabilité, appui au montage de projets et dossiers de demande de subvention) ;
– opérations de mise en réseau et de concertation des différents partenaires ;
– opérations d’aide à la mise en marché des prestataires partenaires ;
– gestion des événements que nous organisons (salons, workshops, etc.) ;
– opérations de formation des prestataires partenaires ;
– opérations de recherche des partenaires distributeurs ;
– réalisation de statistiques.

Durées de conservation
La durée de conservation des données de nos partenaires est définie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement : Durée de conservation
Contrats conclus avec les clients : 5 ans à compter de leur conclusion
Correspondance commerciale (bons de commande, de livraison, factures, etc.) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Données traitées à des fins de prospection : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (à compter du terme d’un contrat) ou du dernier contact émanant du client (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.).
Images de caméras de vidéoprotection : Pendant une durée d’un mois maximum
Données techniques : 1 an à compter de leur collecte
Données bancaires : Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du partenaire. Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit

Il est rappelé aux partenaires que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

4. LES DONNEES DES PROSPECTS

Types de données collectées
Données non techniques (selon les cas d’usage) :
– identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo)
– coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
– vie professionnelle (fonction, intitulé de poste, etc.)

Origines des données
Nous collectons les données de nos prospects à partir de :
– données fournies par le prospect (formulaire papier, carte de visite, …) ;
– fiches ou formulaires électroniques remplis par le prospect ;
– données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
– inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux) ;
– inscription à des évènements que nous organisons ;
– bases de données mutualisées entre plusieurs partenaires, alimentées et exploitées par l’ensemble de ces partenaires ;
– liste communiquée par les organisateurs d’évènements ou de conférence auxquelles nous participons ;
– location de bases de données de façon exceptionnelle ;
– communication de contacts par l’intermédiaire d’entreprises spécialisées ou de partenaires.

Finalités
Selon les cas, nous traitons les données de nos prospects pour les finalités suivantes :
– gestion de la relation prospect ;
– gestion des événements que nous organisons ;
– envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
– animation de sites internet en partenariat avec nos partenaires ;
– opération de promotion de notre organisme et du tourisme dans le Pays d’Artois sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, …) ;
– analyse comportementale des prospects ;
– community management ;
– réalisation de statistiques.

Durées de conservation

La durée de conservation des données de nos prospects est définie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et, à défaut, en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement : Durée de conservation
Données traitées à des fins de prospection : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.)
Données techniques : 1 an à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Base légale
Les finalités de traitement des prospects présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :
– exécution de mesures précontractuelles ;
– intérêt légitime de notre organisme ;
– consentement du prospect lorsque la loi l’exige (exemple s’agissant de l’envoi de messages de prospection commerciale)

5. DESTINATAIRES DES DONNEES

Nous nous assurons que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés et soumis à une obligation appropriée de confidentialité.

En interne, nous décidons quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

Destinataires internes :
– personnel habilité au sein de notre structure (personnel en charge du marketing, de la gestion de la relation client, prestataire et prospect, personnel administratif, personnel en charge de l’informatique) et leurs responsables hiérarchiques.
Destinataires externes :
– partenaires touristiques qui accèdent au fichier mutualisé dans lequel sont susceptibles de figurer les données ;
– prestataires ou services support ;
– personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
– administration, auxiliaire de justice le cas échéant.

6. DROIT DES PERSONNES

Droit d’accès et de copie
Les clients, partenaires et prospects disposent traditionnellement d’un droit de demander la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Ils disposent également d’un droit d’accéder à leurs données, soit le droit d’obtenir communication de l’ensemble des informations relatives au traitement de ses données à caractère personnel.
Dans une telle hypothèse, le client, partenaire ou prospect doit formuler sa demande lui-même et il ne doit exister aucun doute quant à son identité. À défaut, nous nous réservons le droit de solliciter la communication de tout élément permettant son identification, tel que notamment la copie d’une pièce d’identité.
Les clients, partenaires et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, nous pourrons exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients, partenaires et prospects.
Si les clients, partenaires et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients, partenaires et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

Mise à jour – actualisation et rectification
Nous satisfaisons aux demandes de mise à jour :
– automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
– sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

Droit à l’effacement
Le droit à l’effacement des clients, partenaires et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale. En dehors de cette situation, les clients, partenaires et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
– les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
– la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
– la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
– les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Droit à la limitation
Les clients, partenaires et prospects sont informés que ce droit n’a vocation à s’appliquer que dans les cas suivants :
– l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée nous permettant de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
– le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
– nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
– la personne concernée s’est opposée au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité
Nous faisons droit aux demandes de portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients, partenaires et prospects eux-mêmes, sur nos services en ligne et pour les finalités reposant sur les seuls consentements des personnes et exécution d’un contrat. Dans ce cas, les données sont communiquées au demandeur dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

Droit d’opposition
Les clients, partenaires et prospects disposent du droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel, à moins qu’il ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer le consentement
Les clients, partenaires et prospects disposent du droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement.

Décision individuelle automatisée
Nous ne procédons à aucune décision individuelle automatisée.
Les outils proposés sur notre site internet ne sont que des outils d’aide à destination des clients et prospects et ne sauraient être considérés autrement.

Droit post mortem
Les clients, partenaires et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.

Exercice des droits
L’exercice des droits précités s’effectue, au choix de l’intéressé, par courrier électronique ou par courrier postal aux coordonnées suivantes : dpo-otarras@racine.eu

DISPOSITIONS COMPLEMENTAIRES

Caractère facultatif ou obligatoire des réponses
Les clients, partenaires et prospects sont informés du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel qui lui est soumis. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, nous leur expliquons les conséquences d’une absence de réponse.

Droit d’usage
Notre organisme se voit conférer par ses clients, prospects et partenaires un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités ci-dessus exposées.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de notre part, autrement appelées les données enrichies, demeurent notre propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

Sous-traitance
Nous vous informons que nous pourrons faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Nous nous engageons à signer avec tous nos sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’à nous-même. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à l’adresse mail dpo-otarras@racine.eu
De plus, nous nous réservons le droit de procéder à un audit auprès de nos sous-traitants afin de nous assurer du respect des dispositions du RGPD.

Flux transfrontaliers
Notre organisme se réserve seul le choix d’avoir ou non des flux transfrontières pour les données à caractère personnel qu’il traite.
En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, nous vous en informerons et nous assurerons du bon respect de vos droits. Nous nous en engageons si nécessaire à signer un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer les flux transfrontières de données.
Les dispositions relatives aux flux transfrontaliers nous sont opposables, sauf dans les cas dérogatoires prévus à l’article 49 du RGPD.
Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à l’adresse dpo-otarras@racine.eu

Registre des traitements
En tant que responsable du traitement, nous nous engageons à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements que nous mettons en œuvre en tant que responsable du traitement.
Nous nous engageons à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

SECURITE

Mesures de sécurité
Il nous appartient de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Pour ce faire, nous pouvons nous faire assister de tout tiers de notre choix pour procéder, aux fréquences que nous estimerons nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.
En tout état de cause, nous nous engageons, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, nous nous engageons à imposer contractuellement à nos sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, nous nous engageons à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait peser un risque élevé pour les clients, partenaires et prospects et que les données n’ont pas été protégées, nous en aviserons les personnes concernées et leur communiquerons les informations et recommandations nécessaires.

CONTACTS

Délégué à la protection des données
Nous avons désigné un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont les suivantes : Me Eric Barby, cabinet d’avocats Racine, 40 rue de Courcelles, 75008 Paris, dpo-otarras@racine.eu
En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, nous saisirons préalablement le délégué à la protection des données.
Si vous souhaitez obtenir une information particulière ou poser une question particulière, vous pourrez saisir le délégué à la protection des données qui vous donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement de vos données à caractère personnel, vous pourrez saisir le délégué à la protection des données désigné.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Les clients, partenaires et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy- TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

Évolution
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients, prospects et partenaires par tout moyen que nous définirons, en ce y compris par voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter le DPO à l’adresse précitée, en l’occurrence dpo-otarras@racine.eu
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr